Wist u dat de IRS eist dat werkgevers salarisadministratie gedurende ten minste 4 jaar bewaren? Dit omvat W-2's en 1099's. Met dit in gedachten is het belangrijk om een systeem te hebben voor het opslaan van bestanden, zodat uw administratie georganiseerd en toegankelijk is wanneer dat nodig is. Deze documenten kunnen op papier of elektronisch worden opgeslagen, maar wij raden het gebruik van een elektronisch documentbeheersysteem zoals ADP Workforce Now aan omdat het de risico's van papieren dossiers helpt elimineren. Als u bijvoorbeeld gevoelige informatie op papier hebt en het gebouw in brand vliegt, bestaat er een risico op diefstal of verlies als er geen adequate beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Elektronische archiveringssystemen stellen werknemers ook in staat om veilig toegang te krijgen tot hun eigen persoonlijke gegevens vanaf elke plek waar ze een internetverbinding hebben, zolang ze maar toestemming hebben gekregen